Sachverhalt:

 

 

Von der AKDB hat die Verwaltung ein Komplettangebot zur digitalen Aktenführung vorliegen. Dieses Angebot umfasst den Einheitsaktenplan (EAPl) für Gemeinden namens KomXwork, bei dem alle Dokumente, die in digitaler Form vorliegen (Office Dokumente, elektronische Formulare, E-Mails, gescanntes Schriftgut und Bilder) zu einem Vorgang zusammengefasst und abgelegt werden.

 

In manchen Bereichen ist es sinnvoll, die digitale Aktenführung aus den Fachprogrammen heraus zu nutzen, d.h. zunächst eine elektronische Akte z.B. im Einwohnermeldeamt (Fachprogramm OK.EWO) die elektronische Einwohnerakte oder im Personalamt (Fachprogramm OK.PWS) die elektronische Personalakte anzulegen und dann im zweiten Schritt KomXwork zu nutzen.

 

Die Prüfung der Angebote hat ergeben, dass es kostengünstiger ist die digitalen Aktenführung im Outsourcing-Rechenzentrum zu nutzen, und demnach nicht vor Ort zu verwalten.

 

Damit spart man…

 

1.) die Datensicherung

2.) einen neuen Server

3.) datenschutz- und informationsschutzrechtlichen Prüfungen vor Ort

4.) die technische Überwachung (z.B. Einspielung von Updates)

 

…bei monatlichen Mehrkosten von 81,22 Euro und einer Laufzeit von 60 Monaten.

 

Vergleich ORZ und vor-Ort – Details siehe Anlage
ORZ (ohne TERA-EAkte):
1.335,47 Euro monatlich x 60 Monate Laufzeit:	80.128,20 Euro
vor-Ort (ohne TERA-EAkte):
einmalig 2022 (ohne TERA-EAkte)	25.279,45 Euro
832,92 Euro monatlich x 60 Monate Laufzeit:	49.975,20 Euro
Gesamt:	75.254,65 Euro
Differenz zwischen ORZ/vor Ort:	4.873,55 Euro
durch 60 Monate Laufzeit mtl.	81,22 Euro

 

Hinweis: Zum Zeitpunkt des o.g. Vergleichs, fehlte noch das Angebot der TERA-E-Akte. Da bereits ohne dieses Angebot ersichtlich war, dass die Aktenführung im Rechenzentrum die kostengünstigere Alternative ist, wurde auf ein Vergleichsangebot vor-Ort verzichtet.

Beschluss:

 

Die Verwaltung wird beauftragt die elektronische Aktenführung zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit Betrieb im Outsourcing-Rechenzentrum einzuführen.